Заказать консультацию Задать вопрос Попробовать Oktell

Мы всегда рады Вам помочь!

Закажите консультацию, заполнив поля ниже

Пожалуйста, заполните все поля

Спасибо за обращение!

Мы уже получили запрос и обязательно свяжемся с Вами в течение восьми рабочих часов.

Мы всегда рады Вам помочь!

Задайте вопрос эксперту в поле ниже

Пожалуйста, заполните все поля

Спасибо за обращение!

Мы уже получили запрос и обязательно свяжемся с Вами в течение восьми рабочих часов.

Мы всегда рады Вам помочь!

Демоверсия Chat Helpdesk

Пожалуйста, заполните все поля

Спасибо за обращение!

На ваш электронный адрес будет отправлено письмо с учетными данными для входа в Chat HelpDesk

Статья "Chat HelpDesk: отечественное решение в сфере omni-channel и месседжинга"

Пожалуйста, заполните все поля

Спасибо за обращение!

Скачать

CRM-системы. Call-центры. IP-телефония, IP-телефоны, IP-камеры, IP-АТС

Комплексное решение по интеграции CRM-системы, IP-телефонии и финансово-логистического учета для ГК «Техбетон»

Комплексное решение по интеграции CRM-системы, IP-телефонии и финансово-логистического учета для ГК «Техбетон»

При помощи комплексного решения от «Альфа-Информ», объединившего в единое целое CRM-систему, IP-телефонию и базу данных из системы 1С, удалось значительно повысить эффективность работы менеджеров и в несколько раз повысить продажи компании.

О Заказчике

Группа компаний «Техбетон» официально представляет на российском рынке ряд крупнейших мировых производителей строительного оборудования и материалов. Основная продукция, реализуемая компанией, – сложное технологическое оборудование для работы с бетоном, арматурой, асфальтом и грунтом. Кроме того, «Техбетон» осуществляет сервисную поддержку своих клиентов и обучение новым технологиям работы с бетонными полами.

Ситуация

Руководитель «Техбетон» столкнулся с необходимостью внедрения клиентоориентированной системы обработки заказов еще в 2009 году, когда компания представляла собой один офис, в котором с клиентами работали 5 менеджеров по продажам.
Генеральный директор «Техбетон» Алексей Сабуров, обратившись в компанию «Альфа-Информ», так обрисовал проблемные моменты в работе с клиентами: «Наша компания часто теряет деньги из-за забытых заявок, клиенты слишком долго ожидают ответа менеджера, междугородняя связь существенно «кушает» деньги. Если менеджер по той или иной причине покидает компанию, то он уносит с собой важные данные о клиенте и разговорах с ним, что естественно приводит к усложнению наработки собственной базы».
Решение всех этих тесно связанных между собой проблем – внедрение CRM-системы и ее интеграция с финансово-логистическим учетом и IP-телефонией.

Выбор интегратора и решения

Выбор в качестве исполнителя проекта компании «Альфа-Информ» по словам руководства ГК «Техбетон» был сделан после анализа похожих предложений на рынке по 2 важным критериям:

  • возможностям системы в момент внедрения и ее дальнейшего развития,
  • стоимости предложенного решения и его последующей доработки. 

По соотношению цена/возможности реализация проекта «Альфа-Информ» стала для нас оптимальным вариантом, так как интегратор предложил нам функционал на уровне компаний, запросивших стоимость в 3-5 раз выше, а недорогие или близкие по цене решения уступали по параметру «возможности». Кроме того, работа менеджеров по продажам «Альфа-Информ» была профессиональней и приятней. – отмечает генеральный директор компании Алексей Сабуров

Постановка задачи по внедрению CRM-системы

Требовалось создать единое хранилище данных по клиентам, продажам, счетам, остаткам товара, движению денежных средств. При этом необходимая информация в базе данных должна быть доступна сотрудникам всех филиалов. 
Для достижения этих целей реализация проекта была разбита на 2 основные задачи:

  1. Создать полноценную CRM-систему с учетом всех потребностей продавцов и руководства компании, позволяющую:
  • выставлять счета и оформлять договора,
  • видеть коммерческие описания товаров,
  • отражать остатки товара на складах,
  • показывать цены и себестоимость в режиме реального времени.
  1. Увязать работу команды в нескольких географически удаленных местах с помощью IP-телефонии и эффективно отслеживать отработку входящих заявок и исходящую работу менеджеров по продажам.

Реализация проекта

Комплексное решение, направленное на повышение качества работы менеджеров компании «Техбетон», включило в себя внедрение CRM Terrasoft, последующую интеграцию с системой 1С и телекоммуникационной платформой Oktell. Интегрированная система позволяет формировать полную историю изменений по каждому обращению клиента. Ключевые возможности системы представлены ниже.

1. Сделки и продажи

Ведение сделки от момента обращения до заключения договора. В модуле «Продажи» собрана вся информация о контрагентах, сделках, договорах, спецификациях к договорам, что позволяет продолжить работу с клиентом новому менеджеру на любой стадии сотрудничества. Такой подход снимает риски потери клиентов при увольнении менеджера по продажам и делает возможным контроль их работы со стороны руководства.

Простота оформления договоров и спецификаций. В разделе «Договоры» происходит регистрация договоров с клиентами и выгрузка печатной формы договора из шаблона, куда автоматически подставляются реквизиты контрагента и юридического лица организации. К договору отдельно формируется спецификация. Все это значительно экономит время менеджеров, позволяя им заниматься продажами, а не длительным оформлением документов.

Расчет эффективности работы и заработной платы менеджеров. Возможность вести контроль и учет взаимодействий менеджеров с контрагентами в CRM-системе повлекли за собой разработку расчета рентабельности, а также отчет по продажам, совершенным менеджерами компании за выбранный период времени. На основании полученных данных ведется расчет заработной платы менеджера.

2. Работа со складом

Наличие и все перемещения товаров отображены в модуле «Склад». Чтобы упростить работу менеджеров по реализации товаров, система в реальном времени отображает приход, отгрузку, резервирование товара и перемещение товара со склада на склад по каждому филиалу. Например, при отсутствии товара на одном складе менеджер может предложить клиенту доставку с того склада, где товар в наличии.

Удобная и быстрая система списания и резервирования товаров. Товар со склада продается/резервируется после его оприходования. Система всегда проверяет наличие товара на складе, при нулевом остатке списание товара невозможно. После списания остаток автоматически пересчитывается. Резервируя товар на складе, можно обозначить срок резерва. Такой товар будет виден на остатках, но списать со склада его нельзя. Списание товара на основании счета происходит буквально в 2 клика, также быстро происходит и резервирование товара.

Сводный отчет по остаткам на складах во всех филиалах. Для контроля поступлений товаров и продаж система формирует сводный отчет,  где можно видеть остатки по складам во всех городах. Кроме того, в системе хранится вся информация о движении товара, и используя отчеты, можно получить необходимые данные.

3. Работа с филиалами

Единая база данных для всех филиалов. Сотрудники представительств компании, расположенных в Москве, Омске, Перми, Челябинске, Екатеринбурге, а также финансово-логистический отдел, бухгалтерия и отдел продаж получили доступ к общей информации о товарах и клиентах. Это обеспечивает оперативное реагирование на все текущие изменения данных.

Индивидуальные прайсы для каждого филиала. Поскольку цены на один и тот же товар в разных филиалах могут отличаться, то одной из программных доработок стала возможность закрепления менеджера за своим филиалом, чтобы при выставлении счета подставлялась цена, соответствующая региону. Это снизило убытки, связанные с ошибками при выставлении счетов, и затягивание времени на выяснение цены.

Формирование счетов от разных юридических лиц. В связи с тем, что каждый филиал ГК «Техбетон» – это отдельное юридическое лицо, программисты дополнительно доработали модуль «Счета» таким образом, чтобы выставлять счета от разных юридических лиц.

4. Работа со счетами

Автоматическое уведомление о поступлении оплаты по счету позволяет менеджеру продолжить работу с заказом без задержки. В случаях, когда заказ уже отгружен, а оплата не была произведена, специальный статус «Состояние оплаты» подскажет менеджеру, что пора поторопить контрагента с оплатой.

Кроме того, модуль «Счета» включает в себя:

  • учет операций прихода и расхода по каждому счету,
  • информацию о марже по сделке, которая выводится в карточке счета,
  • автоматический расчет дебиторской задолженности – если товар уже отгружен, но не оплачен, состояние счета будет соответствующим,
  • учет закрытия документов по счетам. 

Отчеты о проведенных сделках доступны в различных форматах. По запросу заказчика для упрощения переписки и отчетности с покупателями были разработаны отчеты, которые формируются в виде печатных форм. Отчеты можно экспортировать в нужном формате (.pdf, .doc, .xls) и отправлять по электронной почте контрагенту.

5. Возможности IP-телефонии на базе Oktell

Для объединения информации по входящим/исходящим звонкам с общей базой данных была установлена IP-ATC на базе Oktell с последующей интеграцией с CRM Terrasoft.

Автоматическая привязка входящих/исходящих звонков к карточке клиента в CRM-системе. Входящий звонок автоматически проверяется на наличие звонящего контакта в базе Terrasoft, если абонент в системе зарегистрирован, то открывается карточка звонка с информацией о контрагенте и контактном лице. Таким образом, принять звонок, а также позвонить контрагенту, отправить/принять факс, перевести звонок на другого сотрудника стало возможным прямо из CRM-системы.

Решение проблемы ожидания соединения клиента и менеджера, курирующего проект. Благодаря автоматизации процессов, клиент сразу же попадает к своему менеджеру напрямую, а если его нет на рабочем месте, то звонок автоматически переадресовывается на мобильный телефон.

Сохранение дополнительной информации по каждому звонку. Каждому разговору можно присвоить результат, открыть историю продаж или создать новую. Провести поиск интересующего контрагента и открыть историю всех телефонных разговоров с ним.

Результаты проекта

Главным результатом внедрения CRM-системы Terrasoft и ее интеграции с IP-телефонией и системой финансово-логистического учета ГК «Техбетон» считает увеличение продаж предприятия в несколько раз за счет обработки большего количества звонков и повышения общего уровня работы с клиентами.

Кроме того, благодаря реализации проекта удалось обеспечить:

      1. простой контроль и руководство деятельностью торгового предприятия, состоящего из 6 филиалов с более 30 рабочими местами;
      2. получение всеми сотрудниками мгновенного доступа к необходимой информации;
      3. возможность удаленных подразделений получать ту же информацию и те же возможности, что и в головном офисе;
      4. развитие продуктовой линейки и географии распространения продукции;
      5. полное решение проблемы потери данных.

Решения, предложенные компанией «Альфа-Информ» для нашего бизнеса, существенно повысили продуктивность работы менеджеров-операторов. Благодаря автоматизации процессов они обрабатывают в день более 2 тысяч звонков, при этом прилагая минимум усилий. Складывается  ощущение, что мы попали в будущее (смеется). Благодарю «Альфа-Информ» за действительно эффективные решения и профессионально проделанную работу по преобразованию платформы Terrasoft под наши потребности. Всегда приятно работать с людьми, знающими свое дело – подвел итог реализации проекта генеральный директор компании Алексей Сабуров

Об интеграторе

Компания «Альфа-Информ» с 2002 года выполняет проекты по автоматизации продаж и обслуживания клиентов, внедрению CRM Terrasoft; построению интеллектуальных систем IP-телефонии и контакт-центров на платформе Oktell, автоматизации управленческого документооборота DocsVision, внедрению и доработке программ 1С, поставкам и дистрибуции оборудования VoIP-телефонии.
С 2008 года – внедренческий центр Oktell. По итогам 2011-2014 годов «Альфа-Информ» – лучший партнер Oktell в странах СНГ. Партнер Terrasoft в статусе Solution Partner.